Alles over de AVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een belangrijke Europese wetgeving die organisaties verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Binnen HR en recruitment speelt de AVG een cruciale rol, omdat deze domeinen intensief gebruikmaken van gevoelige gegevens van kandidaten en medewerkers. Het naleven van de AVG is essentieel om een juist privacybeleid te waarborgen, vertrouwen te behouden en juridische risico’s te vermijden. In dit artikel bespreken we wat de AVG inhoudt, waarom deze belangrijk is en hoe organisaties compliant kunnen zijn binnen HR en recruitment.
Wat is de AVG?
De AVG is een Europese privacywet die sinds mei 2018 van kracht is. Het doel van de AVG is om de rechten van individuen op het gebied van privacy te versterken en te zorgen voor een uniforme regelgeving binnen de Europese Unie. In HR en recruitment omvat dit onder andere:
- het verzamelen, verwerken en bewaren van persoonsgegevens op een transparante en rechtmatige manier;
- het verkrijgen van toestemming voor het verwerken van gegevens, zoals cv’s, sollicitatiebrieven en identiteitsbewijzen;
- het beschermen van gegevens tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik.
Organisaties die de AVG schenden, riskeren hoge boetes en reputatieschade.
Waarom is de AVG belangrijk in HR en recruitment?
De AVG heeft een directe impact op HR en recruitment, omdat in deze processen veel gevoelige gegevens worden verwerkt. Het naleven van de AVG is belangrijk om verschillende redenen:
- Bescherming van privacy: De AVG waarborgt de privacy van kandidaten en medewerkers door duidelijke regels te stellen over hoe hun gegevens mogen worden gebruikt.
- Rechtmatigheid van verwerking: Door de AVG te volgen, zorgen organisaties ervoor dat gegevens alleen worden verzameld en verwerkt voor legitieme doeleinden, zoals werving en selectie, salarisadministratie of contractbeheer.
- Versterken van vertrouwen: Door transparant te zijn over hoe gegevens worden verwerkt, winnen organisaties het vertrouwen van kandidaten en medewerkers.
Hoe blijf je AVG-compliant in HR en recruitment?
Het naleven van de AVG binnen HR en recruitment vereist een gestructureerde aanpak. Organisaties kunnen de volgende stappen nemen:
- Verzamel alleen noodzakelijke gegevens: Beperk de gegevens die worden verzameld tot wat strikt noodzakelijk is voor het wervings- of personeelsbeheerproces. Vermijd het verzamelen van gevoelige gegevens, tenzij dit echt nodig is.
- Vraag expliciete toestemming: Informeer kandidaten en medewerkers duidelijk over waarom hun gegevens worden verzameld en vraag expliciete toestemming voordat je deze verwerkt.
- Beveilig gegevens: Implementeer technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of diefstal. Denk hierbij aan versleuteling, toegangslimieten en beveiligde opslag.
- Beperk bewaartermijnen: Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is. Stel duidelijke termijnen vast voor het verwijderen van gegevens, zoals cv’s en sollicitatiebrieven.
- Zorg voor transparantie: Communiceer duidelijk met kandidaten en medewerkers over hun rechten onder de AVG, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van gegevens.
Samenvattend over de AVG
De AVG is een onmisbaar kader voor het beschermen van persoonsgegevens binnen HR en recruitment. Door zorgvuldig om te gaan met de gegevens van kandidaten en medewerkers kunnen organisaties niet alleen juridische risico’s vermijden, maar ook het vertrouwen van hun stakeholders versterken. Een goed AVG-beleid is daarmee niet alleen een verplichting, maar ook een kans om transparantie en integriteit centraal te stellen in de bedrijfsvoering.